Электронная почта для многих людей продолжает оставаться основным инструментом делового общения, благодаря практически идеальному формату: можно быстро отправить сообщению кому-либо, но достаточно неудобно делать это часто.
Месенджеры в этом плане сильно проигрывают именно своей простотой, что превращает в мусорку любую переписку.
Со временем содержимое почты превращается в хаос: бесплатное свободное место заканчивается, в куче писем сложно быстро найти нужную информацию, взгляд начинает все чаще цепляться за сообщения, которые уже неактуальны.
Несколько лет назад я опубликовал статью о том, как организована моя работа в электронной почте. Время доказало эффективность описанного подхода, хотя с годами мне удалось еще сильнее все упростить.
Во-первых, практически каждая почта имеет встроенную папку «Архив», которая для меня стала заменой «Обработанное». В Яндекс.Почте, Gmail она явно не видна, но имеется кнопка «В архив».
От всех остальных папок я отказался вовсе.
Новое письмо прочитано и обработано? Перемещаю его в архив или в корзину, если работать с ним точно больше не придется.
Хочу прочитать письмо позже, или по нему остаются задачи к исполнению? Оставляю во входящих.
Для удобства также пользуюсь метками, если какие-то письма хочется дополнительно выделить.
Поиск
Максимальной производительности при работе с почтой я достиг только тогда, когда научился использовать поиск по всяким дополнительным параметрам. Хотя буду честен — в 99% случаев достаточно просто задать ключевые слова или адрес отправителя.
Фильтры
Сложно представить, сколько времени пришлось бы тратить на ручное удаление мусорных писем, перенос получаемых уведомлений в архив и так далее, если бы не было фильтров. Теперь все поставлено на автопилот.
Что в результате
В среднем мне приходит чуть больше сотни писем в день. Большая часть из них автоматически сортируется по папкам. Остальные ждут своей очереди.
В конце дня во входящих остаются только те письма, по которым требуется совершить какое-то действие. Как правило, для каждого ящика их не более 10.
Со временем возникает элемент геймификации —
сделать папку «Входящие» чистой.
Так как почта частично превратилась в список дел, часть информации из других систем тоже стала замыкаться на ней.
Что можно сделать прямо сейчас
Самое простое и, на мой взгляд, эффективное — подвести черту — выделить все письма старше 2 недель и перенести в архив (при необходимости, их всегда можно найти через поиск).
Что делать с оставшимися письмами нужно решить в ручном режиме.
Так как главная задача заключается в поддержании чистоты папки «Входящие», то со временем вам надоест каждый раз удалять или переносить в архив одни и те же письма-уведомления от сервисов. Тут на помощь придут фильтры.
Порядок в почте — порядок в делах — порядок в голове — порядок в жизни.
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: