IT & маркетинг в России и мире

GTD электронной почты. Личный опыт. Часть 2

14 марта 2020 года 36
GTD электронной почты. Личный опыт. Часть 2

Электронная почта для многих людей продолжает оставаться основным инструментом делового общения, благодаря практически идеальному формату:  можно быстро отправить сообщению кому-либо, но достаточно неудобно делать это часто.

Месенджеры в этом плане сильно проигрывают именно своей простотой, что превращает в мусорку любую переписку.

Со временем содержимое почты превращается в хаос: бесплатное свободное место заканчивается, в куче писем сложно быстро найти нужную информацию, взгляд начинает все чаще цепляться за сообщения, которые уже неактуальны.

Несколько лет назад я опубликовал статью о том, как организована моя работа в электронной почте. Время доказало эффективность описанного подхода, хотя с годами мне удалось еще сильнее все упростить.

Во-первых, практически каждая почта имеет встроенную папку «Архив», которая  для меня стала заменой «Обработанное». В Яндекс.Почте, Gmail она явно не видна, но имеется кнопка «В архив».

От всех остальных папок я отказался вовсе.

Новое письмо прочитано и обработано? Перемещаю его в архив или в корзину, если работать с ним точно больше не придется.

Хочу прочитать письмо позже, или по нему остаются задачи к исполнению? Оставляю во входящих.

Для удобства также пользуюсь метками, если какие-то письма хочется дополнительно выделить.

Поиск

Максимальной производительности при работе с почтой я достиг только тогда, когда научился использовать поиск по всяким дополнительным параметрам. Хотя буду честен — в 99% случаев достаточно просто задать ключевые слова или адрес отправителя.

Фильтры

Сложно представить, сколько времени пришлось бы тратить на ручное удаление мусорных писем, перенос получаемых уведомлений в архив и так далее, если бы не было фильтров. Теперь все поставлено на автопилот.

Что в результате

В среднем мне приходит чуть больше сотни писем в день. Большая часть из них автоматически сортируется по папкам. Остальные ждут своей очереди.

В конце дня во входящих остаются только те письма, по которым требуется совершить какое-то действие. Как правило, для каждого ящика их не более 10.

Со временем возникает элемент геймификации —
сделать папку «Входящие» чистой.

Так как почта частично превратилась в список дел, часть информации из других систем тоже стала замыкаться на ней.

Что можно сделать прямо сейчас

Самое простое и, на мой взгляд, эффективное — подвести черту — выделить все письма старше 2 недель и перенести в архив (при необходимости, их всегда можно найти через поиск).

Что делать с оставшимися письмами нужно решить в ручном режиме.

Так как главная задача заключается в поддержании чистоты папки «Входящие», то со временем вам надоест каждый раз удалять или переносить в архив одни и те же письма-уведомления от сервисов. Тут на помощь придут фильтры.

Порядок в почте — порядок в делах — порядок в голове — порядок в жизни.

Оцените статью:
GTD электронной почты. Личный опыт. Часть 2
5
Голосов: 4
Self-made
Нашли ошибку в тексте?
Выделите её и нажмите Ctrl + Enter

Об авторе

Дмитрий Шишмаков
Привет! Меня зовут Дмитрий Шишмаков, и я автор этого блога. Всех, кто читает мои статьи, я буду искренне рад видеть среди своих друзей на Facebook и в ВКонтакте. Присоединяйтесь!

Читайте также

Комментарии для сайта Cackle

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: