[Авторский взгляд на предпринимательство и бизнес XXI века]

Тайм-менеджмент для электронной почты

10 ноября 2014 года
2014-11-10https://shishmakov.com
Электронная почта тайм-менеджмент email time-management GTD

Огромное количество входящих писем, сваливающихся на нас ежедневно, способно свести с ума любого. Со временем сообщений становится настолько много, что вся почта превращается в свалку. А нам необходимо не только своевременно просматривать входящие, но и отвечать на них. Нам нужно легко и быстро искать нужные переписки.

Мы должны помнить свои обещания, данные в письмах и вовремя их выполнять. Проблема только в том, что в огромном мусоре из входящих писем, сделать это довольно проблематично.

Гуру тайм-менеджмента предлагают множество решений, но в этой статье я хочу поделиться своим методом организации почты, который позволит не только помнить всё, но и содержать её в чистоте.

Метод не уникальный и подкупает своей простотой. В каждом моём почтовом аккаунте создано несколько каталогов, в которые распределяются все входящие письма. Важно: распределены не предварительно, а лишь после их прочтения и обработки.

Например, моя личная почта имеет следующие папки:

  • Личное. Сюда я перемещаю все переписки от друзей, знакомых, родственников.
  • Работа. Здесь хранится вся работая и деловая переписка.
  • Разное. Здесь хранятся, преимущественно, автоматические письма от сайтов с данными регистрации, счетами оплаты и так далее.

Каждое входящее письмо (за исключением, конечно, СПАМа) изучается мною и после помещается в один из каталогов. При этом, если на какое-то сообщение необходимо дать ответ или не забыть выполнить какое-либо связанное с ним действие (например, прочитать статью из рассылки), то оно остается лежать во «Входящих». Письмо находится там до тех пор, пока необходимые действия не будут выполнены.

Таким образом, если почта полностью разобрана, то папка «Входящие» будет пуста. Это идеал, к которому надо стремиться и на это есть все основания.

 
Если список необработанных сообщений растёт, то это верный сигнал,
что стоит уделять больше времени почте.
 

Для того, чтобы начать пользоваться методом, просто рассортируйте все входящие на данный момент письма по каталогам. Ненужные сообщений (например, рассылки) – удалите. В случае, когда входящих слишком много, то возможно создание отдельной папки «Архив», в которую следует переместить всю старую переписку или воспользоваться фильтрами, которые сейчас есть у каждого крупного почтового сервиса.

Структурированная почта не только служит автоматическим «напоминанием» о том, что необходимо сделать, но и стимулирует к действию.

Подобных подход можно применять и в корпоративной почте: просто дайте каталогам более подходящие названия и вперёд!

P.S. Структуру можно упростить, просто создав одну единственную папку «Обработано», в которую помещаются все прочитанные и сохранённые письма, а для нахождения нужной информации пользоваться поиском.

Дмитрий Шишмаков
Теги: ,
Дмитрий Шишмаков Dmitry Shishmakov

Об авторе:

Привет! Меня зовут Дмитрий Шишмаков, и я автор этого блога. Чуть больше информации обо мне можно найти здесь.

Всех, кто читает мои статьи, я буду искренне рад видеть среди своих друзей на Facebook и в ВКонтакте. Присоединяйтесь!

Обнаружили ошибку в тексте? Выделите её и нажмите [Ctrl]+[Enter]
Оцените статью:
Пока нет оценок
Понравилась статья? Поделитесь своими впечатлениями в комментариях ↓