3 элемента тактики тайм-менеджмента

Любовь к решению вопросов личной продуктивности возникла у меня давно, где-то около 15 лет назад. За это время были изучены сотни материалов, прочитаны десятки книг. И в моем представлении вопросы тайм-менеджмента не ограничиваются лишь применением тех или иных инструментов (тактики), но затрагивают и управление персональной энергией, личную стратегию – понимание, зачем нам вообще нужно управлять своим временем.

Для комплексного погружения в тему и поиска ответа на личные стратегические вопросы рекомендую изучить книгу Андрея Пометуна «Без выгорания». Вот, например, одна из цитат книги на тему личной стратегии и роли тайм-менеджмента:

Мы перегораем, теряем желание жить и действовать оттого, что занимаемся выжигающей деятельностью. Если ошибиться с выбором дела, то личная производительность превращается в способ выгореть быстрее. Многие ошибочно используют техники тайм-менеджмента, чтобы успеть сделать больше именно для работы. Мы пытаемся избавиться от неприятных дел побыстрее, но попадаем в ловушку производительности — дел меньше не становится. Наше окружение подбрасывает нам новые задачи. Вместо того, чтобы снизить градус, мы его повышаем.

Сегодня же мы поговорим о тактике – я поделюсь инструментами, которые работают для меня, и позволяют мне вполне неплохо успевать с делами в СПбГУ сразу в двух возглавляемых структурах, развивать свой стартап Laxo и участвовать в других проектах. И ещё останется время немножечко на то, чтобы побыть с семьей и поспать :)

Для меня структура тактики тайм-менеджмента состоит из трех элементов: «борьба» с прокрастинацией, работа с входящими и выполнение задач.

Борьба с прокрастинацией

Слово «борьба» пишу специально. Хотя в целом я не считаю, что прокрастинация ― это проблема. Потому что зачастую бывает так: мы откладываем задачу на потом, а как только наступает дедлайн, знаем решение. Это происходит не случайно. Так работает default mode network или дефолт-система мозга ― генерирует идеи, пока мы занимаемся чем-то другим. Это норма.

Но если говорить о том, как все-таки сократить периоды прокрастинации, мне в этом помогают пять пунктов:

1. Ритуалы

Наверняка у каждого есть какая-то любимая музыка, которая помогает настроиться на работу. Можно включить и сразу захочется делать какие-то задачи. Или есть другие ритуалы с утра. Если вы такими ещё не обзавелись, рекомендую известную книгу Хэла Элрода «Магия утра». Она как раз описывает, как можно начинать свой день так, чтобы хотелось его прожить интересно и хорошо.

2. Работа с рывками

Иногда очень не хочется начинать какую-то рабочую задачу, особенно утром, когда только приехали в офис. Но надо как-то себя заставить. Можно начать с чего-то небольшого: прочитать хотя бы одно письмо, сделать хотя бы одну маленькую задачку. И так постепенно входить в состояние потока, а после приступать к основной задаче. 

Этот же способ помогает и вне работы. Если вам хочется сделать что-то объемное, например, прочесть большую, серьёзную книгу, но времени на это нет, можно начать с саммари. Это уже даст возможность почувствовать себя лучше и решить, читать ли полную версию.

3. «Отключение отвлекателей»

Речь про уведомления в телефоне: всякие «мне 5 минут спросить», «а можете что-то подсказать, рассказать» и так далее. По отдельности всё это выглядит не страшно, но на самом деле совокупность таких отвлекателей сильно влияет на нас прежде всего потому, что один из наиболее энергетически затратных процессов у человека ― это переключение между задачами. Не так страшны сами задачи, как переключение между ними. 

Как мимнимизировать влияние отвлекателей? Используйте режим фокусировки в гаджетах (если такого функционала нет ― включайте авиарежим), сократите все уведомления до минимума, постарайтесь регулярно отписываться от рекламных уведомлений, которые приходят на почту или в приложение.

На сегодняшний день лично у меня в соцсетях отключены абсолютно все уведомления и все оповещения в ленте новостей, кроме некоторых рабочих пабликов.

Практики избавления от отвлекателей

«Тихое место». Когда очень много задач иногда очень полезно просто уехать в какое-то тихое место на 1-2 дня. Выключить все свои телефоны и попробовать перезагрузиться. Это действительно работает, новые силы появляются довольно быстро.

«30 дней без соцсетей». Хотя решиться на такое непросто (слишком много у нас завязано на соцсетях), эта практика способствует тому, чтобы со временем желание зависать в соцсетях пропало. 

У меня была такая практика около 10 лет назад, поэтому было легче справиться. Еще один плюс – появляется много энергии, которую раньше ум тратил на обработку в больше степени пустой информации.

4. Группа поддержки

Если мы приходим на работу, наша группа поддержки ― это коллеги. Если мы приходим в спортивный клуб, там коллеги те, кто с нами занимается. Делать что-то с чьей-то поддержкой много проще, чем одному. Ищите команду.

5. Матрица Эйзенхауэра

Если у вас в моменте накопилось много задач и не ясно, за что браться в первую очередь, проще всего пройтись по матрице Эйзенхауэра, параллельно вычеркивая из списка дел все то, что в действительности не является важным.

Матрица Эйзенхауэра

Работа с входящими и постановка задач

Это основная рутина, которую нам нужно регулярно автоматизировать, упростить и систематизировать.

Она делится на несколько пунктов. 

1. Организация сбора, обработки и хранения информации. Всё то, что мы накапливаем, храним и когда-нибудь этим пользуемся. Это навыки работы с электронной почтой и мессенджерами, с заметками. Особенно важно для тех, кто занимается менеджментом.

2. Делегирование и «обезьянки». Делегирование на самом деле не только про работу управленцев, когда кто-то кому-то что-то поручает и, как говорится, «скидывает обезьянки» со своей спины на чужую. На самом деле это инструмент для каждого из нас потому, что делегировать можно все что угодно: уборку ― клининговой компании, покупку продуктов ― службе доставки. То есть делегирование нужно рассматривать не только в контексте исключительного менеджмента, а в контексте вообще нашей бытовой жизни.

Вот некоторые мои инструменты:

Список входящих

Лучше создавать такие списки во всех приложениях (напоминания, заметки, почта), где накапливается информация. В них попадает вся несортируемая новая информация, которую потом уже в выбранный день вы распределяете по нужным спискам или сразу выполняете. Это экономит время на необходимости сразу принимать решение, когда одновременно поступает много новых данных.

Автоматизация

Алгоритмов бесконечное множество и для каждого состав того, что можно автоматизировать – уникальный. Я стараюсь активно пользоваться быстрыми командами в Apple, автоматизируя даже процесс создания файла с протоколом встречи сразу с заданным шаблоном.

Напоминания

В моём тайм-менеджменте напоминание ― это отдельный список под каждый день недели, если мы говорим про тактические задачи. Существуют отдельные списки по проектам, которые я пересматриваю раз в неделю и оттуда выношу какие-то задачи уже в список-недельку.

Быстрые задачи

Выполнение каждой из них занимает от двух до пяти минут. И, соответственно, их очень удобно делать скопом. Например, кому-то позвонить, кому-то что-то написать и так далее. Обычно можно просто сесть сделать кучу быстрых задач, почувствовать себя от этого лучше и пойти заниматься чем-то более серьёзным.

Заметки

Здесь очень рекомендую книгу «Как делать полезные заметки». Автор, Зонке Аренс, делится методом, который «подсмотрел» у австрийского профессора. Идея заключается в том, что никогда не надо начинать писать чистого листа. Скорее всего у вас уже есть какие-то заметки на эту тему. Их нужно просто правильно структурировать и продолжать дальше развивать мысль.

Электронная почта

Входящие как система задач. Можно использовать принцип прочитанных и непрочитанных писем, можно использовать принцип переноса в архив. На мой взгляд, второй принцип намного интереснее. То есть вы письмо обработали и отправили его в архив – оно не остается в папке «Входящие». Со временем идеальная ситуация, когда в этой папке писем ноль. Это значит, что вы сделали всю работу с почтой, которую планировали.

Выполнение задач

Оно сильно зависит от того, сколько энергии у вас есть, хватает ли её на то, чтобы выполнить запланированное.

И здесь очень важно вовремя распознать ситуацию, когда ваша энергия заканчивается. У меня, к сожалению, такой распознаватель работает слабо – состояние, когда энергии много и хочется сделать тысячу дел без промежуточных звеньев сразу переходит в фазу «батарейка села», и я уже больше не могу ничего. Поэтому здесь очень важно познавать себя, учиться отслеживать изменение своего состояния. Это работа на всю жизнь.

Много энергии отжирают у нас отвлекатели, о которых написано выше. Поэтому важно хорошо относиться ко времени друг друга. Понимать, что если вы просите коллегу подсказать вам что-то, то можете сделать ему некомфортно, вытащив его из состояния потока, в котором он находился. 

Существует множество способов управления энергией. О них хорошо рассказывается в книге «Без выгорания», которую я уже упоминал.

Что дальше?

Несмотря на краткость, эта заметка освещает сразу несколько направлений повышения продуктивности, каждый из которых на самом деле требует отдельного погружения. Лучше всего начинающему начинать с книг. Вот почему:

Очень долгое время я изучал вопросы повышения  продуктивности, но усилия не приводили к нужному результату. А все потому, что я, как правило, ограничивался отдельными статьями, лайфхаками. Ключевой же скачок продуктивности произошел тогда, когда на моем столе появились книги. Иными словами, обучение перестало быть ситуативным, а стало более комплексным. Например, самый известный метод, GTD, я полноценно смог понять и внедрить только тогда, когда изучил известную книгу Дэвида Алена, который эту методику придумал. Десятки ранее прочитанных статей на эту тему не приносили структурных, стратегических успехов.

Поэтому, если вы ранее никогда не изучали и не пытались внедрить тайм-менеджмент в свою жизнь, советую начать именно с книг. Например, с тех, которые я упоминал в этой статье. На мой взгляд, в них информация подается наиболее полно и системно. А из статей можно черпать новые идеи, когда тайм-менеджмент уже стал частью вашей жизни.